所谓凡例，即发凡起例之意。发凡即指阐明全书宗旨、大纲和概要；起例即指拟定著述的思想、原则、体例、格局、样式等。 

1、作用和内容 

（1）作用。凡例的文字虽然不多，但其作用却是不可低估的。其一，它对志书编写起着指导和规范作用。这是凡例的主要功能。其二，它能帮助读者读志用志。一部志书有了一个详密的凡例，那么对于读者来说，就等于有了可遵循的阅读指南。读者就可以凭借凡例获得阅读之大纲，知晓全志之大要，赢得事半功倍的效果。

（2）内容。就抽象而言，修志凡例内容就是修志方案内容的具体化，就是在可操作层面上，具体回答“为什么修、修什么和怎么修”的问题。凡例内容可归纳为三类：一为通例，即贯通全书且对各分志编写均有约束力的部分。二为分例（或称专例），即对某些内容和某些分志具有约束力的部分。三为特例，即用于处理本志某些特殊问题的一些原则和方法。综合当代学者的意见，新志编修凡例当包括这样诸方面的内容：规定编纂思想；规定编纂目的、目标和读者对象；规定编纂原则；规定志书体式；规定时间断限和记述范围；规定体裁构成和层次结构；规定记人原则；规定行文要则；说明资料来源；规定对一些特殊问题的处理原则和方法。 

2、制订和要求  

（1）制订。在修志方案制定之后，就应该把凡例制订问题提到议事日程上来。草拟于编修之先，修订于编修之中，定稿于编修之末，这就是凡例制订的基本流程。在修志伊始所草拟的凡例是不可能一步到位的。随着修志人对于地情认识的逐步深入和修志实践的不断发展，对于已有凡例还要不断地予以修改和完善。总而言之，在志稿编写之前就应初拟出凡例，以作为编者共同遵守的“法规”。在编纂工作发展过程中，发现了新问题，有了新认识，就应适时对凡例条文进行增删、修改。在志书定稿之后和付印之前，还应该以“言行一致”为准则，再对凡例作一次全面审订、修改，并以读者为主要对象将语气加以改变。如把“应该”、“必须”之类的词语改为“采用”、“通过”之类的词语。这样凡例便由编者的编纂法则变为读者的阅读指南。  

（2）要求。如果说修志是一门学问和一种学术，那么制订凡例则是其中的一个攻坚课题。制订凡例的过程就是把方志编纂理论、编纂指导思想与具体编纂实际相结合的过程。修志凡例的优劣直接反映其编者的学识和胆识。作为一个成功的凡例，它应该符合两个要求：①知行统一，虚实结合。撰写凡例既不同于一般的理论性阐述，也有别于一般的技术性说明。作为一个成功的凡例应该做到方志编纂观和编纂法叙述的有机统一，既要有足够的条文说明编纂宗旨和思想，又要有足够的条文说明为实现既定的宗旨和思想而规定的编纂原则和方法。也就是说，志书编纂者不仅要通过凡例说明自己对编纂指导思想的理解和认识，还要在此基础上形成本志的编纂思想，以规范众人的编纂行为。因此，凡例在总体上必须做到虚实结合，即不仅要对编纂思想、志书内容和形式做出明确规定，指明应该怎么办，而且还要说明为什么这样办。只有这样，凡例才能真正发挥指导编纂、制约全书和引领读者的作用。②重点突出，体现特色。由于区域情况千差万别，故在修志凡例中既要有某些共同性的内容，更要注意突出重点和体现特色。一篇有个性的修志凡例，它必须说明本志的记载重点和表述上的某些特点，以此展示时代特点和地方特色。凡历代沿袭且至今没有疑义的传统体制，不必详述，点到即可。凡述及全国的统一规定和当代约定俗成的某些规则，其文字也要尽量简约。尤其需要注意突出本志的记载重点、内容特色以及表述特点，从而使本志纵异于旧志，横别于它志。