志书中最具说服力、最有价值的资料是“数字”和“数据”。这是志书中必不可少的组成要素，是体现时代发展与人类社会进步的最具体、最直接的表现符号。运用得当，可真实反映历史状况，记录功绩，资政为民，昭示后人；运用不当，则可能影响志书的资料价值和存史功效，绝不可掉以轻心。目前志书中普遍存在的数字问题，就是在运用数据数字资料时，对一些数字、数据资料缺乏认真分析，所以有数据不知是否可信，有的数据不知何以得出，有的数据不知是估算还是实数，虚实难辩。

常见的概数问题，在文字记述中的主要表现是:在面积上出现“左右”、“多”、“大小”等；在数量上出现“上下”、“几个”、“接近”等；在比例上出现“X个百分点”、“上年……同期”、“X位数”、“大约”、“约占”、“相当于”、“接近……水平”、“N倍”等；在时间、年代上出现“前后”、“早期”、“中期”、“后期”、“一个时期”等。这些都是带有普遍性的问题，在已经出版的志书中屡见不鲜，正在编写的志书中也照样存在，屡禁不绝。要处理好这个问题，有两个最关键的前提:一是编写志书所需的史料是否全面掌握了；二是编写者是否掌握了运用概数的方法。应该说，在以上所列的概数表述中，有的运用是合理恰当、是约定俗成的，比如“文革期间”、“九十年代初期”，再如“技术工人约占总人数的三分之一”等，人们已经习惯并接受了，读来可知其界定的范围和前提，用来也就自然。有的则不然，读起来经不住推敲。如“占地约篮球场大小”、“面积为700多平方米”等， “篮球场大小”严格地说其意是“略等于”或“相当于”的意思，但认真推敲，到底是“大于”还是“小于”?“篮球场大小”到底是多少?这就不严谨，容易让人钻空子。再有，从701平方米到799.99平方米，都是从“700多平方米”中多出来的，为何不能讲具体?还有“左右”问题，如“约80平方米左右”。“左右”是或多一点、或少一点的意思，又何必多用一个“约”字而让读者摸不清左右呢?再如“比上年增长三个百分点”，上年是多少?三个百分点又是多少?没有具体的数据作参照和对比，只是给读者一个信息，应该直接说增长了百分之几，把百分点直接换算为确数，让人一目了然。这些看似细节小事，但如不注意，我们留给后人的就是一部“存疑”史料。 

要忠实的记录历史，就必须对历史负责，对读者负责，如果频繁地在志书中出现“相当”、“大概(致)”、“接近”、“前后”之类模棱两可的词汇，无疑是在给历史掺水份。如“大致可分为三个阶段”一句，既然已经明确无异地知道是“三个阶段”了，再用“大致”来叙述是否自相矛盾?“接近历史最好水平”，“接近”就是还没有达到，那么到底差多少才算是接近？“历史”是指的什么时段?又是什么样一个水平?多好是“最好”?类似问题还有“最高”，多高为最高?高是以什么为参照标准?一含糊就会想当然，就自然会出问题，这就是不负责。在志书编写中准确把握这些问题，是修志工作者不可缺少的一项基本功，不能想当然，应该据实而记。上述这些写法和表述，在拟写公文、宣传报道时经常可见，因为只是给读者一个信息，所以似无不当，约定俗成了，但在志书编写中就不能这样用，有体例上的要求，必须严格区分。  

再就是确数问题。常见的有“700平方米”、“6.3公里”、“是去年的2倍”、“增长30%”、“35000吨”等，但如不注意，在使用确数时也可能出现问题。有的数据精确到个位数了就不可信。如“放养1050尾鱼苗，存活980尾”，这些数据到底是概数还是确数?如果是确数，如何得来?这样的确数就有水分，可信度就要打折扣。其实，这类数据应该是估算出来的，如确需使用，应加“约”、“近”之类限制词，才不生歧义。因此，在运用资料上，凡涉及到数据一定要慎重，要尽可能做到相对合理。应该说，用概数不是绝对不行，但确数也不是都能采用，在志书编写中要区别对待，尽可能地从合理性上去多思考、多分析，就会少出问题，避免发生常识性的错误。我们不应该要求读者站在编写者的角度来理解志书，反之编写者应站在读者的角度上去思考、去下笔。

值得提醒的是，凡涉及到引用文件和报表中的数据，原则上必须尊重原文和原表数据，不能凭主观去更改。对确实认为有问题或数据不确定有疑问的，可以不引用，尤其是“大跃进”和“文革”时期的有关数据就更要慎重。十一届三中全会以来改革成就有目共睹，但也不乏有捞政绩、掺水分的虚假现象，尤其是各类总结和数据对比，是参照什么时期的对比？如经济增长幅度和发展速度，有的数据就比得较为牵强，缺乏逻辑，不乏有盲目追求效益、刻意突出政绩而搞的数字统计游戏。这类资料不要拿来就用，原样照登，处理这个问题千万要尊重客观，不要绝对化。