志书的编写往往会涉及到许多特定的名称和专业术语，如何正确记录，这与使用简称还是使用全称有直接的关系。原则上，使用简称的名称应是约定俗成的，是使读者阅读时既不发生歧义又能一目了然的。如：“三个代表”、“三讲”、“九五”计划期间、十一届三中全会、人大代表、“创卫”、党代会、“四人帮”、“文革”时期等。这一类特定名称，简称得到认可，只要使用时注意规范，该加引号的不能少就行了，而大可不必都加括号加以说明，对其作解释。只要能准确完整地反映出一个特定的时期，读者就不会产生歧义。  

志书中涉及到机构名称也同样如此，不论是常驻机构还是临时机构，都要简得合理。如“县委”、“县政府”、“爱卫办”、“计生局”、“广电局”等，在第一次出现时必须用全称，若以后要多次出现，可在首次出现时加注（如：下称“计生局”）之类，或在凡例中就加以规定。